Privacyverklaring

Bij Ember8 staat vertrouwen centraal. Dat geldt niet alleen tijdens onze begeleiding, maar ook voor de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij deze beveiligen en welke rechten je hebt.

1. Verantwoordelijke

Ember8 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Ember8
E-mail: info@ember8.nl
Website: www.ember8.nl
KvK-nummer: 42091066

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact opneemt, een sessie boekt of deelneemt aan een traject, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Persoonlijke gegevens

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adres
• Postcode en woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Zakelijke gegevens

Wanneer een werkgever of organisatie opdrachtgever is:

• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon
• Factuuradres
• KvK-nummer
• BTW-nummer
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Gezondheidsgegevens

Voor een veilige begeleiding kunnen wij, uitsluitend wanneer jij deze zelf verstrekt, onder andere verwerken:

• intakeformulier;
• medische bijzonderheden;
• medicatiegebruik;
• lichamelijke klachten;
• psychische klachten;
• relevante gezondheidsinformatie;
• informatie die noodzakelijk is voor een veilige deelname aan BRTT®, TRB® of andere begeleiding.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van jouw begeleiding.

3. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het plannen van afspraken;
• het uitvoeren van sessies en trajecten;
• het beoordelen van intakeformulieren;
• het waarborgen van een veilige begeleiding;
• communicatie met cliënten;
• telefonische nazorg;
• administratie;
• facturatie;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• verbeteren van onze dienstverlening.

Wij verwerken nooit meer gegevens dan noodzakelijk.

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.

Dit kan zijn:

• uitvoering van een overeenkomst;
• jouw toestemming;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang.

Voor gezondheidsgegevens vragen wij, waar vereist, uitdrukkelijke toestemming.

5. Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens behoren tot bijzondere persoonsgegevens.

Ember8 verwerkt deze uitsluitend wanneer:

• jij deze vrijwillig verstrekt;
• dit noodzakelijk is voor een veilige begeleiding;
• jij hiervoor toestemming hebt gegeven.

Deze gegevens worden nooit gebruikt voor marketingdoeleinden of andere doeleinden dan jouw begeleiding.

6. Delen van persoonsgegevens

Ember8 verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer:

• jij hiervoor toestemming hebt gegeven;
• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
• Ember8 daartoe wettelijk verplicht is.

Wanneer wij samenwerken met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken, sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst.

7. Externe dienstverleners

Voor onze dienstverlening maken wij mogelijk gebruik van externe partijen, waaronder:

• boekingssysteem;
• betalingsprovider;
• e-mailprovider;
• cloudopslag;
• websitehosting;
• websitestatistieken- / analyticsprovider.

Deze partijen verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Wij hanteren onder andere de volgende uitgangspunten:

Administratieve gegevens worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Intake- en gezondheidsgegevens worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de begeleiding of zolang de wet dit vereist.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging

Ember8 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• diefstal;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• wijziging;
• openbaarmaking.

Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

10. Cookies

De website van Ember8 kan gebruikmaken van:

• functionele cookies;
• analytische cookies;
• marketingcookies (uitsluitend na toestemming).

Voor website-statistieken gebruiken wij op dit moment Umami, een privacyvriendelijke analytics-tool die geen cookies plaatst. IP-adressen worden geanonimiseerd; wel wordt algemene geografische informatie (zoals land of regio) geregistreerd. Deze gegevens worden maximaal 6 maanden bewaard en niet gedeeld met derden.

11. Foto's, video's en testimonials

Foto's, video's, geluidsopnamen, reviews of testimonials van cliënten worden uitsluitend gebruikt na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betreffende cliënt.

Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Intrekking heeft geen gevolgen voor publicaties die vóór de intrekking rechtmatig zijn gedaan.

12. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• gegevens te corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• jouw gegevens over te dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden ingediend via het e-mailadres van Ember8.

Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

13. Intrekken van toestemming

Wanneer verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerder uitgevoerde verwerkingen.

14. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem dan eerst contact op met Ember8.

Wij streven ernaar iedere klacht zorgvuldig en in goed overleg op te lossen.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Wijzigingen

Ember8 behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem gerust contact met ons op.

Ember8
E-mail: info@ember8.nl
Website: www.ember8.nl

Slotverklaring

Door gebruik te maken van de diensten van Ember8 verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring.

Waar wettelijk vereist, zal Ember8 vooraf expliciet toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens of gezondheidsgegevens.